Assinar digitalmente no Windows não é mais exclusividade de especialistas: hoje, você pode validar documentos e fechar transações em casa, sem precisar imprimir ou digitalizar. Neste guia, você verá, do início ao fim, como obter o certificado, quais aplicativos usar e como verificar se tudo está perfeito. O objetivo é que você entenda as opções e aplique a mais adequada em cada caso..
Existem várias ferramentas que permitem fazer login no Windows (Office, AutoFirm, Acrobat, GoSign e até mesmo serviços web). Nem todas têm a mesma finalidade: algumas adicionam apenas uma assinatura visual, enquanto outras geram uma assinatura digital certificada que confere validade legal. Explicamos as diferenças e orientamos você passo a passo para que você possa assinar com garantias..
Conceitos-chave: assinatura digital e certificado
Uma assinatura digital é um mecanismo criptográfico que sela eletronicamente um arquivo (um PDF, um documento do Word, uma planilha do Excel, uma apresentação, um e-mail ou até mesmo uma macro). Sua missão é demonstrar quem assina e que o conteúdo não foi alterado..
Para criar uma assinatura digital, você precisa de um certificado digital válido emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) ou uma entidade autorizada (administrações públicas, empresas ou organizações). Esse certificado contém sua chave pública e é pareado com sua chave privada, que é o que realmente assina.
Quando um documento é assinado com um certificado, quatro garantias fundamentais são oferecidas: Autenticidade do signatário, integridade do conteúdo, não repúdio e, se adicionado, um registro de data e hora de um servidor confiável.
- Autenticidade: permite que o signatário seja identificado como a pessoa ou organização que assinou o documento.
- integridade: garante que o conteúdo não foi modificado desde a assinatura.
- Eu não repudio: impede que o signatário negue posteriormente a autoria da assinatura.
- Certificação com carimbo de data/hora:Quando um registro de data e hora confiável é incluído, a validade contra terceiros é reforçada.
Importante: Nem todas as assinaturas são criadas iguais. As funções de assinatura Preencher e Assinar ou Desenhar inserem uma imagem ou traço no documento, mas Elas não são equivalentes a uma assinatura digital com um certificado que pode ser verificado criptograficamente..
Como obter um certificado digital?
A maneira padrão é solicitar um certificado qualificado ou reconhecido de uma Autoridade Certificadora ou de uma entidade pública/privada que emite certificados. Com este certificado você poderá se identificar perante as administrações e assinar documentos com validade legal..
Se você deseja apenas testar ou assinar documentos internos, pode criar um certificado pessoal (autogerado). No entanto, ao trocar documentos, os destinatários confiarão mais em certificados emitidos por uma CA reconhecida. Para cenários profissionais e procedimentos oficiais, evite certificados autoemitidos.
No Windows, você pode verificar os certificados instalados abrindo o repositório correspondente. Em computadores mais novos, acesse o Gerenciador de Certificados pelo próprio sistema; em ambientes mais antigos, acesse o Internet Explorer (Opções da Internet > Conteúdo > Certificados > Pessoal). Verifique se o certificado é válido e inclui a chave privada antes de começar a assinar..
Aplicativos de assinatura digital para Windows: uma visão geral
Existem programas que geram documentos e também os assinam (por exemplo, Word ou Adobe Acrobat). No entanto, eles têm limitações: Nem todos os criadores de documentos permitem assinatura e, às vezes, o destinatário precisa do mesmo aplicativo para verificar a assinatura..
Ferramentas de assinatura específicas (AutoFirma, GoSign, etc.) resolvem esses problemas porque assinam quase qualquer tipo de arquivo e são orientadas a padrões (ALMOFADAS para PDF, entre outros). Eles são gratuitos em suas versões básicas e muito fáceis de usar..
No Windows, suas principais opções são: Microsoft Office (linhas de assinatura e assinaturas invisíveis), AutoFirma (amplamente utilizado nas administrações públicas espanholas), Adobe Acrobat/Reader (assinatura digital com certificados ou assinaturas visuais) e GoSign (cliente de desktop com suporte a PAdES). Mais tarde você verá quando usar cada um e suas principais etapas..
Assine digitalmente no Microsoft Office (Word, Excel e PowerPoint)
O Office permite duas abordagens: linhas de assinatura visíveis no Word/Excel e assinaturas digitais “invisíveis” (Word, Excel e PowerPoint). Ambos adicionam uma assinatura digital, mas a linha de assinatura deixa um campo visível no documento..
Criar uma linha de assinatura (Word e Excel)
Para inserir o marcador de assinatura no seu documento/planilha, posicione o cursor onde deseja inserir a linha. Vá em Inserir e, no grupo Texto, escolha Linha de Assinatura. Na caixa de configuração, você pode definir nome, cargo, e-mail e instruções para a pessoa que assinará..
Você tem opções como permitir que o signatário adicione comentários e exibir a data ao lado da assinatura. Ao enviar o arquivo para o destinatário correto, ele verá a linha e uma notificação de que precisa assinar. É uma forma muito visual de solicitar a assinatura dentro do próprio documento..
Assine digitalmente uma linha de assinatura
Clique com o botão direito do mouse na linha e selecione Assinar. Se o arquivo estiver no Modo de Exibição Protegido, clique em Editar Mesmo Assim se você confiar na fonte. Para assinar, você pode escrever seu nome, desenhá-lo ou usar uma imagem digitalizada da sua assinatura..
Após a confirmação, o Office adicionará a assinatura digital ao documento e o botão Assinaturas aparecerá na parte inferior. A partir daí, você pode verificar o status da assinatura e os detalhes do certificado..
Remover uma assinatura visível
Abra o documento, localize a linha de assinatura, clique com o botão direito e selecione Remover Assinatura. Confirme com Sim. O documento ficará sem assinatura novamente, permitindo que você o edite ou assine novamente mais tarde..
Assinaturas digitais invisíveis (Word, Excel, PowerPoint)
Se preferir não exibir uma linha de assinatura, você pode proteger o arquivo com uma assinatura invisível. Em Arquivo > Informações, você encontrará as opções de proteção para adicionar uma assinatura digital. Será adicionado um selo criptográfico que não altera a aparência do documento..
Ao assinar, insira o motivo da assinatura na caixa de diálogo e confirme. O Office colocará o arquivo em modo somente leitura para impedir futuras alterações. Você pode ver as assinaturas em Arquivo > Informações e no botão Assinaturas do próprio documento..
Para remover uma assinatura invisível, volte para Informações, abra o painel Assinaturas, expanda a seta da assinatura e escolha Remover Assinatura (confirme Sim). É um processo reversível sempre que você precisar atualizar o conteúdo..
AutoFirma: download, instalação e uso
AutoFirma é o aplicativo gratuito oferecido pela Administração Pública Espanhola. Ele permite a assinatura eletrônica de documentos e é amplamente utilizado em procedimentos da administração pública. Sempre baixe do portal oficial para garantir a integridade e a versão correta..
Baixe e instale o AutoFirma
No site oficial, você encontrará instaladores para Windows (32 e 64 bits), Linux e macOS. Para Windows 10/11 de 64 bits, baixe o pacote correspondente (geralmente um ZIP) e execute o instalador (por exemplo, AutoFirma_64_vX_Y_Z_installer.exe). O assistente é guiado: aceite os passos e conclua a instalação.
Se o pacote estiver compactado, descompacte-o antes de executar. O Windows pode solicitar uma confirmação de segurança (UAC). Autorize somente se vier do site oficial e você verificar que o editor é confiável.
Instale seu certificado p12/pfx no Windows
Para assinar com o AutoFirma, você precisa ter o certificado digital instalado. Se você tiver o arquivo do certificado (p12/pfx), clique duas vezes ou clique com o botão direito do mouse em > Instalar PFX. O assistente solicitará a senha associada e algumas opções de segurança..
Escolha se deseja instalar no Usuário Atual (apenas para a sua sessão) ou no Computador Local (para todos os usuários no computador, requer permissões). Selecione Proteção Segura de Chave Privada e, se desejar, permita que o certificado seja exportado. É comum deixar o Windows selecionar o armazenamento “Pessoal” automaticamente..
Após a conclusão do assistente, o certificado estará disponível para Internet Explorer/Edge/Chrome (eles compartilham o mesmo repositório do Windows). Se você usa o Firefox, precisará importá-lo do gerenciador de certificados dele. É normal que caixas de diálogo de confirmação apareçam por motivos de segurança; aceite-as se você reconhecer o remetente..
Assine digitalmente um PDF com o AutoFirma
Abra o AutoFirma e pressione Selecionar arquivos para assinar para escolher o PDF e começar a assinar. assine um PDFSe detectar que é um PDF, ele permite dois extras: tornar a assinatura visível e adicionar uma marca (logotipo ou imagem) ao documento. Você pode habilitar ambos ao mesmo tempo se quiser uma assinatura em caixa e uma marca d'água..
Ao tornar sua assinatura visível, selecione a página e a área onde ela será colocada. O AutoFirma permite que você escolha coordenadas, largura e altura; ele pode até criar uma página em branco no final para colocar sua assinatura, se necessário. Desenhe o retângulo com o mouse no local exato (por exemplo, canto inferior direito).
Você pode anexar uma imagem da sua assinatura manuscrita e definir o texto a ser exibido abaixo dela. Esta imagem é apenas para fins estéticos: A validade vem do certificado digital aplicado ao documento, não do gráfico.
Se você habilitar a marca visível, o assistente colocará a imagem escolhida (por exemplo, um logotipo) nas páginas e posições que você especificar. É útil destacar a organização da assinatura sem interferir na assinatura digital..
Em seguida, selecione o certificado que você usará para assinar. O AutoFirma lê certificados da loja do Windows, mas você também pode escolher outras fontes (Firefox ou um arquivo p12/pfx). Dependendo da proteção, você poderá ser solicitado a fornecer a confirmação ou a chave privada..
Selecione a pasta e o nome do PDF resultante. Por padrão, o AutoFirma adiciona o sufixo "_signed" ao nome. Ao terminar, você pode abrir o documento com seu leitor de PDF (por exemplo, Adobe Acrobat Reader) para verificar seu status. Você deverá ver que o arquivo está assinado e que as assinaturas são válidas; no Painel de Assinatura, você pode visualizar os detalhes do certificado..
Assinar com o Adobe Acrobat Reader
O Adobe Acrobat Reader (gratuito) oferece duas opções: assinatura digital com certificado (Ferramentas > Certificados) e o recurso Preencher e Assinar (que insere uma assinatura visual). Para procedimentos e verificação criptográfica você deve utilizar a rota do certificado.
Assinatura digital com certificado no Acrobat Reader
Abra o PDF, acesse Ferramentas e selecione Certificados. Escolha Assinar Digitalmente, defina a área de assinatura com o mouse e selecione o certificado. Salve o documento e, se aplicável, insira a senha do certificado.
Se desejar validar, clique duas vezes na assinatura, acesse Propriedades da Assinatura e use Validar Assinatura. O Acrobat exibirá o status, a cadeia de confiança e os detalhes. É a maneira correta de garantir que o documento esteja protegido e verificável por terceiros..
Preencher e assinar (assinatura visual sem certificado)
No Fill & Sign, você pode adicionar sua assinatura desenhando, digitando ou enviando uma imagem. É rápido e prático, mas Não gera assinatura digital com certificado nem oferece garantias criptográficas.
Use-o para documentos internos ou situações informais. Se precisar de validade jurídica ou da capacidade do destinatário de verificar a autoria, opte pela assinatura certificada. Essa distinção evita confusões e rejeições em procedimentos oficiais..
Assine com GoSign Desktop (PAdES)
O GoSign Desktop é um software gratuito que permite preparar e assinar documentos, com suporte a padrões como PAdES (ideal para PDF). Além de assinatura, facilita fluxos de trabalho em versões pagas (PRO/Business).
Para assinar um PDF: toque em Assinar e selecione o arquivo; selecione Assinatura PAdES; se quiser que ela fique visível no documento, ative Mostrar assinatura e clique duas vezes nela; confirme as opções de carimbo de data/hora (você pode excluí-lo ou adicioná-lo, se o seu caso exigir); Selecione Assinar com certificado de software quando seu certificado estiver no computador.
Selecione o certificado na lista e confirme. O aplicativo solicitará a senha associada ao certificado. Após assinar, salve o documento. Você pode abri-lo em Mostrar arquivo para verificar a assinatura e sua validade..
Assine pela web (Smallpdf e similares)
Se você não quiser instalar nada, serviços como o Smallpdf permitem que você carregue um PDF, desenhe ou carregue uma assinatura e coloque-o onde quiser. É útil para uma assinatura visual rápida, mas não substitui uma assinatura digital certificada..
Para assinar: carregue o arquivo, crie ou importe sua assinatura, insira-a e aplique as alterações; depois, baixe o resultado. Lembre-se: Não é válida como assinatura digital verificada para procedimentos exigentes, pois não há certificado nem cadeia de confiança..
Assine digitalmente no macOS, Android e iPhone
No macOS, a principal diferença é o conjunto de chaves do sistema: os certificados p12/pfx são importados por clique duplo e são gerenciados pelo conjunto de chaves. O Adobe Acrobat Reader para macOS permite o mesmo fluxo de assinatura com certificados.
No celular, Aplicativos para abrir, assinar e compartilhar documentos, como o GoSign Business, oferecem recursos para monitorar o processo. É conveniente para assinar em qualquer lugar e coordenar aprovações sem a necessidade de um desktop..
Verifique as assinaturas e entenda o que você vê
No Office, documentos assinados exibem um botão Assinaturas e, em Arquivo > Informações, o painel de detalhes. Em PDF, o Acrobat Reader oferece o Painel de Assinaturas e um status de validação claro. Procure mensagens como “assinaturas válidas” e verifique o certificado e seu emissor.
Se o seu documento incluir um carimbo de data/hora, você verá informações do servidor de carimbo de data/hora. Se alguma validação falhar (certificado expirado, cadeia não confiável), corrija-a antes de enviar. A pré-verificação evita rejeições por parte do destinatário ou da administração.
Boas práticas de segurança
Proteja a chave privada do certificado com uma senha forte e não a compartilhe. Mantenha seus programas de assinatura atualizados e sempre valide após a assinatura. Utilizar certificados emitidos por autoridades reconhecidas para trocas externas.
Se você estiver assinando para outras pessoas, considere adicionar um carimbo de data/hora para reforçar a validade da assinatura. E se estiver trabalhando com várias ferramentas, verifique se todas reconhecem a assinatura como válida. A interoperabilidade é fundamental quando o documento vai trafegar entre diferentes sistemas..
Você já sabe o que é uma assinatura digital, como obtê-la e quais ferramentas usar no Windows (Office, AutoFirm, Acrobat e GoSign), além de alternativas para web e dispositivos móveis. Escolha o método de acordo com o contexto: para procedimentos formais, sempre use um certificado e valide antes de enviar. Compartilhe as informações e mais usuários saberão como gerar sua assinatura digital no Word..