OneNote É muito mais que um bloco de notas digital: É um espaço flexível onde você pode combinar texto, imagens, áudio, vídeo, planilhas, tarefas e desenhos, e também pode ser sincronizado em todos os seus dispositivos. Se você for organizado, ele pode se tornar seu centro para estudar, trabalhar ou gerenciar projetos sem perder nenhum detalhe.
Neste guia reunimos e reescrevemos Os melhores truques, atalhos e usos avançadosOrganização eficiente com cadernos, seções e páginas; etiquetas, OCR, modelos, integrações com Outlook e Teams, capturas da web, modos de visualização, proteção por senha e casos de uso profissional, como vendas, treinamento e wikis de equipe. Tudo em um único artigo prático em espanhol.
Organize-se como um profissional: blocos, seções, páginas e subpáginas
A arquitetura do OneNote é hierárquica: Crie vários cadernos, divida cada um em seções e adicione páginas e subpáginas dentro deles. Essa estrutura permite que você separe por projetos, assuntos ou clientes e mantenha tudo organizado e acessível.
- Mova as guias da página para a esquerda se for mais conveniente para você.Em Arquivo > Opções > Layout, você pode ativar a opção de exibir guias de página no lado esquerdo para alinhá-las ao seu fluxo de leitura.
- Combine seções duplicadas ou sobrepostas sem medo de perder conteúdo: clique com o botão direito na aba da seção > Mesclar em outra seção e escolha o destino para unificá-lo em um único espaço.
- Seções relacionadas a grupos Para projetos grandes, clique com o botão direito do mouse em uma seção > Novo Grupo de Seções, nomeie-a e mova as seções relacionadas para ela. Ao mudar de grupo, você verá apenas essas seções, o que reduz a desorganização.
- Colorir, renomear, proteger e compartilhar: Clique com o botão direito do mouse em seções, páginas ou cadernos para alterar a cor, renomear, mover ou copiar, exportar, copiar links para compartilhar e proteger seções confidenciais com senha.
Compartilhe e colabore: cadernos de equipe e controle de acesso
- Compartilhe um caderno completo para trabalho colaborativoEm Arquivo > Sobre > Configurações > Compartilhar ou Mover, convide pessoas por e-mail e decida se elas podem editar ou apenas visualizar. Ideal para separar um caderno pessoal de um compartilhado com sua equipe.
- No aplicativo modernoVocê também pode acessar Arquivo > Compartilhar > Compartilhar com outras pessoas, adicionar endereços e uma mensagem. Ajuste as permissões por pessoa e revogue o acesso sempre que precisar.
- Proteja as seções com uma senha Se você lida com dados privados (coaching, RH, diário), ao bloquear uma seção, todas as suas páginas ficam inacessíveis sem a senha. Escolha sua senha com cuidado: se você esquecê-la, ela não poderá ser recuperada.
- Use o OneDrive ou o SharePoint para que seus notebooks fiquem na nuvem, sincronizados e compartilháveis entre dispositivos; depois, decida quem pode acessar cada notebook com links somente leitura ou edição.
Escrita e formatação livres: caixas de texto, estilos e linhas
- Escreva onde quiser na página- Clique em qualquer lugar e o OneNote criará um contêiner de texto que você pode redimensionar e mover. É útil para diagramas visuais, mapas mentais ou para pegar ideias individuais e organizá-las posteriormente.
- Aplicar formato profissional do Home: fonte, tamanho, cor, negrito, itálico, sublinhado, listas, recuos e estilos (títulos, citações…). Cada contêiner se comporta como um mini processador de texto.
- Ativar linhas ou grades Em Exibir > Regras para escrever alinhado, escolha o tipo de grade e sua cor. Isso facilita a tomada de notas organizadas e a criação de diagramas básicos.
- Alterar a cor da página (Exibir > Cor da página) para diferenciar visualmente tópicos ou prioridades. A codificação por cores é um ótimo truque de produtividade quando o número de notas aumenta.
- Modo escuro disponível: Em Arquivo > Opções > Geral, escolha o tema 'Preto' para ajudar a aliviar a fadiga ocular em ambientes com pouca luz. As cores das suas notas se adaptam automaticamente.
Etiquetas inteligentes: classifique por significado, não apenas por localização
- As tags economizam seu tempo: Marque tarefas, itens importantes, números de telefone, perguntas, ideias ou crie etiquetas personalizadas. Em seguida, use a pesquisa por tags para localizar a chave, mesmo que ela esteja espalhada por vários blogs.
- Rotular fragmentos específicos: Não apenas páginas inteiras. Clique com o botão direito do mouse na barra de um contêiner de texto > Tags e aplique a apropriada. Dessa forma, você pode encontrar um número ou ideia sem precisar pesquisar na página inteira.
- Integrar tarefas com o Outlook: Selecione uma lista ou linha, clique com o botão direito do mouse em > Marcar como Tarefa e escolha a data de vencimento (hoje, amanhã, etc.). A tarefa também aparecerá no Outlook para acompanhamento e marcação como concluída.
Modelos e personalização: páginas personalizadas e faixa de opções personalizada
- Modelos de página para economizar tempo: Inserir > Modelos de página, escolha layouts pré-definidos (reuniões, listas, fundos decorativos, etc.) ou salve qualquer uma de suas próprias páginas como um modelo para reutilizar sua estrutura.
- Personalize a faixa de opçõesClique com o botão direito em qualquer lugar da faixa de opções > Personalize a Faixa de Opções e adicione seus comandos mais usados para que eles estejam sempre à mão.
- Correção automática ao seu serviço: Arquivo > Opções > Revisão > Opções de AutoCorreção e crie suas próprias abreviações inteligentes (por exemplo, digitando pq que se expande para porque, ou textos usados com frequência).
- Revisão e tradução de texto:Na Revisão, você encontrará um corretor ortográfico, um dicionário de sinônimos e um tradutor para cada caixa de texto, útil para limpar notas ou traduzir fragmentos.
Captura completa: imagens, OCR, áudio, vídeo, PDF e páginas da web
- Insira imagens da câmera, arquivos ou online: Inserir > Imagens e escolher a fonte. Você também pode colar Capturas de tela diretamente na página em que você está trabalhando.
- Extraia texto de imagens com OCRClique com o botão direito do mouse em uma imagem > Copiar texto da imagem. Isso funciona especialmente bem com documentos impressos; a caligrafia pode precisar de alguma revisão.
- Anexe arquivos ou insira sua 'cópia impressa': Arraste e solte documentos no OneNote para anexá-los ou escolha Inserir impressão para gerar o conteúdo como páginas nas quais você pode fazer anotações.
- Editar anexos com clique duplo Não é necessário baixar e carregar novamente; escolha qual aplicativo deseja abrir e salve as alterações.
- Importar da impressão- No Word, Edge ou qualquer aplicativo, escolha a impressora "Enviar para o OneNote" para selecionar onde despejar o PDF ou documento no seu bloco de notas.
- Grave áudio ou vídeo dentro da notaInserir > Gravação e escolha áudio ou vídeo. Uma caixa aparecerá com uma data e espaço para anotações. Perfeito para reuniões ou para contextualizar antes de gravar.
- Incorporar vídeos online: Inserir > Vídeo on-line, cole a URL e exiba o vídeo na sua página como uma referência rica.
- Recorte a web com o OneNote Web Clipper: A extensão para Chrome, Edge e Firefox recorta páginas, trechos, imagens ou PDFs e os envia para seu notebook para referência posterior em qualquer dispositivo.
Integração com o ecossistema Microsoft: Outlook, OneDrive, Teams e muito mais
- O OneNote atua em equipe com o Outlook: Converta linhas em tarefas, envie páginas de e-mail (Início > E-mail > Página de e-mail) e vincule páginas a eventos de calendário e participantes de reuniões.
- Notas rápidas e notas adesivas:No aplicativo móvel e web, você verá suas notas rápidas integradas; elas são perfeitas para capturar ideias em segundos e retomá-las no seu PC. Android, adicione widgets de texto, áudio e imagem à sua tela inicial.
- Digitalize com o Microsoft Lens: Digitalize documentos, quadros brancos ou recibos e envie-os para o OneNote com OCR para torná-los pesquisáveis e anotáveis.
- OneDrive e SharePoint são a base para sincronização e compartilhamento. Em equipes, o OneNote dentro do Microsoft Teams e sites do SharePoint é ideal para projetos compartilhados e manuais dinâmicos.
Visão, produtividade e atalhos: domine a ferramenta
- Encaixe o OneNote na sua área de trabalho Para fazer anotações enquanto trabalha com outros aplicativos: Exibir > Encaixar na Área de Trabalho. Você sempre terá o OneNote visível na lateral.
- Calculadora integrada: Digite uma operação e, após o sinal de igual, pressione a barra de espaço para exibir o resultado instantaneamente (por exemplo, 25*4= e um espaço).
- Atalhos essenciais no Windows:
– Ctrl+Shift+M: janela de notas rápidas
– Ctrl+N: nova página
– Alt+Shift+D: inserir data e hora
– Ctrl+E: pesquisar todas as notas
– Ctrl+1/2/3…: rótulos como Pendente, Importante, Pergunta, Lembrar, Definição
– Ctrl+N (negrito), Ctrl+K (itálico), Ctrl+S (sublinhado)
– Ctrl+Alt+D: encaixar o OneNote - Personalize também o teclado mental: Crie sua própria tabela de rótulos e atalhos equivalentes que você usa todos os dias para rotular, pesquisar e navegar sem tirar as mãos do teclado.
Casos de uso avançados em vendas, treinamento e projetos
- Reuniões de vendas com modelos úteisCrie uma página com campos para participantes, informações de contato, estilo de comunicação do comprador e perguntas-chave. Sempre termine com "próximos passos" e transforme-os em Tarefas do Outlook para não esquecer de nada.
- Coaching empresarial com privacidade: Uma seção por pessoa, protegida por senha. Use modelos como o GROW e envie um resumo das ações acordadas após cada sessão. Este tutorial ajuda você a aproveitar melhor o recurso em diferentes plataformas..
- Avaliações de desempenho: Registre marcos e métricas com painéis simples e anote os acordos. Você pode hospedá-lo em seções privadas ou separá-lo do coaching, dependendo do seu processo.
- Treinamento e integração: Organize módulos como seções e lições como páginas com texto, vídeo e áudio. Adicione questionários com o Microsoft Forms e reutilize lições como modelos. Ideal para incorporar novos membros.
- OneNote como um 'mini CRM' para projetos de vendas complexosSe você não usa um CRM formal, baixe um modelo do tipo Kanban (por exemplo, o da Auscomp) e gerencie as oportunidades por cartões.
- Agenda da reunião da equipeCrie um modelo de pauta que você pode clonar com um clique para cada reunião. Se você gravar as sessões (quando aplicável), os ausentes poderão se atualizar facilmente.
- Lista de tarefas priorizadas do tipo Eisenhower:Construa um quadro com quatro zonas e tarefas de exemplo:
- Crise: urgente/importante
- Produtividade: não urgente/importante
- Distração: urgente/não importante
- desperdício: não urgente/não importante - Diário pessoal ou de vendas: Anote metas, reflexões e aprendizados em 5 a 10 minutos por dia. Você melhorará o foco, a memória e o bem-estar; muitos profissionais de marketing consideram isso transformador.
Funções básicas que nunca falham: criar, escrever, salvar, vincular e imprimir
- Criar um novo blog- Na lista de cadernos (canto superior esquerdo), toque em "+ Bloco de notas", dê um nome e pronto. Alterne entre blogs no mesmo painel.
- Escrever e desenharClique em qualquer lugar e escreva; adicione um título acima da data ou hora, se desejar. Em dispositivos touch, na aba Desenhar, escolha o lápis, a espessura e a cor para anotações ou destaques manuscritos; apague com a borracha quando necessário.
- Poupança automática: O OneNote salva e sincroniza instantaneamente. Se você cometer um erro, use DesfazerNão há botão para salvar, então concentre-se em criar.
- Selecione o texto com o dedo: Toque duas vezes no texto e ajuste os controles para copiar, mover, formatar ou excluir conteúdo do seu celular ou tablet.
- Inserir links: Selecione Texto > Inserir > Link, altere o 'Texto de exibição', se aplicável, e cole o endereço em 'Endereço'.
- tabelas rápidasInserir > Tabela para criar uma tabela 1x2 e expandi-la com Tab e Enter. Use a aba Tabela para formatação avançada.
- Adicionar páginas e seções: Nas barras laterais, toque em "+ Página" ou "+ Seção" e nomeie-as. Use subpáginas para dividir tópicos complexos em seções menores.
- Notas de impressão: Escolha a impressora, a orientação, as cópias e o que deseja imprimir (página, seção ou caderno). Para PDF, selecione "Imprimir para Microsoft PDF".
Dicas extras para economizar tempo todos os dias
- Enviar páginas por e-mail com o layout como você vê: Início > E-mail > Enviar página por e-mail e deixe o Outlook cuidar do envio (ajuste sua assinatura nas opções, se desejar).
- Capture PDFs ou documentos do Word sem complicações usando a impressora 'Enviar para o OneNote' e decida em qual seção e página o conteúdo será enviado.
- Vincular reuniões, e-mails e contatos Ao trabalhar em projetos de clientes, você terá contexto, decisões e próximos passos, tudo em um só lugar.
- Use códigos de cores e emojis discretos nos nomes das seções para distinguir rapidamente áreas críticas na barra lateral.
- Centralizar um wiki de equipe com processos, POPs e listas de verificação. Graças às tags e à busca, você pode localizar cada procedimento em segundos, mesmo offline, se ele tiver sido sincronizado anteriormente.
