Um dos usos mais comuns dos códigos QR é como um meio de acesso rápido documentos digitais, como arquivos do Word. Se você tem um arquivo que deseja distribuir sem depender de e-mails ou links tradicionais, o Word oferece várias maneiras de incorporar ou gerar códigos QR diretamente do programa ou com métodos complementares. Nós explicamos como.
O que é um código QR e para que ele serve?
Um código QR (Quick Response) é um tipo de código de barras bidimensional que armazena diferentes tipos de informação. Embora sua origem remonte a 1994 com o Denso Wave, foi somente na última década que seu uso se popularizou devido à proliferação de smartphones com câmeras e leitores integrados.
Serve para mostrar URLs, textos, locais, e-mails e até arquivos. Você pode escaneá-lo com a câmera do seu telefone ou com aplicativos específicos, e ele o direcionará diretamente para o conteúdo criptografado. Esse recurso o torna uma ótima solução para distribuição de documentos, seja em formato físico (como pôsteres, folhetos ou etiquetas) ou digital.
Vantagens de usar códigos QR em documentos do Word
Integrar um código QR em um documento do Word ou usar um que aponte para esse documento tem vários benefícios, como:
- Acessibilidade instantânea: Ao simplesmente digitalizá-lo, o usuário pode acessar um arquivo específico sem procurá-lo em seu e-mail ou outra plataforma.
- Evite erros de digitação: Em vez de digitar uma URL longa, o código QR leva você diretamente ao conteúdo.
- Versatilidade: podem ser impressos, compartilhados digitalmente ou incluídos em outros materiais de marketing.
- Atualização fácil: Se o conteúdo do link mudar, o código QR ainda poderá ser válido se apontar para uma URL estática cujas informações forem atualizadas.
Opção 1: Crie códigos QR no Word com o complemento QR4Office
A maneira mais fácil e direta de adicionar um código QR a um documento do Word é usando o complemento QR4Office. Este plugin é instalado no próprio Word e permite que você gere códigos QR personalizados em apenas alguns passos.
Instalação de plug-in
1. Abra o Microsoft Word e acesse a aba Inserir na barra superior.
2. Clique Obter plug-ins.
3. Na loja que abrir, escreva QR4Office no mecanismo de pesquisa.
4. Clique adicionar para instalá-lo.
Geração de código
Depois que o plugin for adicionado, uma janela lateral aparecerá na qual você poderá configurar o código QR:
- Insira as informações que deseja codificar: URL, e-mail, número de telefone, localização ou texto simples.
- Personalize cores, tamanho e outros aspectos estéticos, se desejar.
- Clique em Inserir para adicionar o código QR diretamente ao documento.
Uma vez inserida, ela se comporta como uma imagem que você pode facilmente mover, redimensionar ou copiar.
Opção 2: Criar um código QR a partir de uma propriedade personalizada usando campos no Word
Uma alternativa mais técnica, mas útil, se você quiser O conteúdo do QR é atualizado automaticamente é usar campos no Word junto com propriedades personalizadas do documento. Isso pode ser especialmente útil se você quiser criar códigos QR dinamicamente.
Passo a passo
1. Crie uma propriedade de documento personalizada (em Informações do arquivo → Propriedades → Propriedades avançadas → Personalizada).
2. Dentro do documento, clique Ctrl + F9 para inserir um campo manualmente.
3. Escreva Exibir código de barras "DocProperty nome_da_propriedade" QR.
4. Você também pode fazer isso acessando Inserir → Partes rápidas → Campo e selecionando “Exibir código de barras” com as configurações apropriadas.
5. Alterne entre a representação gráfica ou textual do campo usando o menu de contexto.
Importante: Este método não atualiza automaticamente o conteúdo na tela, então você precisará clicar com o botão direito e selecionar "Atualizar campo" para ver as alterações refletidas.
Este método é útil se você estiver usando soluções de gerenciamento de documentos como Therefore™, pois elas se integram ao Word por meio de propriedades personalizadas para sincronizar o conteúdo.
Opção 3: Crie um código QR para um arquivo do Word carregado online
Se você quiser que o código QR abra um documento do Word quando escaneado, você pode carregar o arquivo na internet e então criar o código a partir de um gerador on-line que vincula esse arquivo. Essa estratégia é ideal para facilitar o acesso aos documentos sem precisar enviá-los pelo correio.
Ações recomendadas
- Carregue o documento em uma plataforma de nuvem: Google Drive, Dropbox, OneDrive ou qualquer hospedagem que use uma URL pública.
- Obtenha o link público desse arquivo: certifique-se de que ele esteja definido para visualizar permissões para qualquer pessoa com o link.
- Use um gerador de código QR: Acesse um site como HazTuCartaDigital.com ou similar, que permite que você insira uma URL e retorne um código QR para download.
- Personalize e baixe: em formato PNG, ideal para impressão ou compartilhamento.
Essa abordagem é perfeita para converter um arquivo do Word em algo facilmente acessível a clientes, alunos ou colegas de trabalho, sem precisar enviar o arquivo diretamente.
Onde usar códigos QR gerados no Word?
Esses códigos QR podem ser usados em inúmeros contextos. Aqui estão alguns exemplos:
- Cartazes e sinalização: útil em eventos ou feiras para oferecer acesso a catálogos ou fichas técnicas.
- Brochuras ou folhetos comerciais: perfeito para direcionar clientes para um portfólio ou apresentação.
- Etiquetas de produto: com acesso a manuais de instruções ou dados técnicos.
- Cartões de visita: incluindo um código QR contendo seu CV em Word ou perfil profissional.
Além disso, se você optar por baixar o código QR como uma imagem, poderá incluí-lo em designs gráficos, postagens em redes sociais, boletins informativos e até mesmo em produtos físicos.
Dicas finais para aproveitar ao máximo seus códigos QR
Verifique sempre o conteúdo do código antes de imprimir ou publicar. Use um celular ou tablet para escanear e verificar se ele redireciona para o conteúdo esperado.
Cuide do design: Certifique-se de que o contraste entre o fundo e o código QR seja nítido. Evite fundos escuros ou imagens muito carregadas atrás do código.
Não corte nem deforme o código QR.:Embora pareça uma imagem, sua legibilidade se baseia no arranjo exato dos blocos. Alterar sua forma ou proporção pode torná-lo ilegível.
Torne-o acessível: Se for inseri-lo em um documento impresso, coloque-o em local visível e com tamanho suficiente (pelo menos 2,5 cm x 2,5 cm).
Experimente vários geradores se o que você usa não lhe der bons resultados. Alguns permitem mais opções de personalização do que outros.
Com essas três opções, gerar um código QR para conteúdo relacionado ao Word está ao alcance de qualquer pessoa, sem a necessidade de conhecimento técnico avançado. Você só precisa decidir se deseja incorporá-lo diretamente ao seu documento, torná-lo dinâmico com propriedades do documento ou criar um que aponte para um arquivo enviado para a nuvem. Compartilhe essas informações com outros usuários para que eles saibam como fazer isso..